Van garagesoftware wissel je niet zomaar. Je hele bedrijf draait erop: van de planning in de werkplaats tot de factuur aan de balie. Toch gebeurt het. Meestal niet omdat iemand er zin in heeft. De leverancier ontwikkelt het pakket niet meer door, of komt met een nieuwe versie die niet alles kan wat je gewend bent. Of de rekening loopt elk jaar verder op, zonder dat je er meer voor terugkrijgt.
Ik ben geen neutrale partij. Ik verkoop zelf garagesoftware. Juist daardoor zie ik hoe overstappen in de praktijk gaat. Meestal gaat het goed, en dat komt door een goede voorbereiding. Loopt het toch vast, dan ligt dat zelden aan de software zelf. Dan gaat het om een contract dat langer doorloopt dan je dacht, klantgegevens die half overkomen of een livegang midden in een drukke periode.
Hieronder zet ik op een rij waar ik zelf op zou letten. Onderin staat een checklist die je ook kunt gebruiken als je uiteindelijk blijft waar je zit.
1. Begin bij de reden, niet bij de leverancier
Klinkt als een open deur, maar begin bij wat er nu misgaat. Wat mis je precies, en wie heeft daar last van? Vraag het je werkplaatschef, je baliemedewerker en je boekhouder los van elkaar. Grote kans dat je drie verschillende antwoorden krijgt. Die heb je alle drie nodig.
Als eigenaar kijk je naar kosten en contract. De werkplaatschef wil planning en werkorders die op de vloer werken. De administratie wil facturen en koppelingen die kloppen. Zonder die drie perspectieven koop je straks iets dat alleen jouw probleem oplost.
Twijfel je nog? Bel eerst je huidige leverancier. Soms is het met een instelling of een extra module opgelost. Dan is blijven gewoon de beste optie.
Een aparte situatie is wanneer je leverancier stopt met jouw versie en je naar een nieuw platform moet. Dat voelt als een update, maar in de praktijk is het een overstap: data gaat over, alles moet opnieuw worden ingericht en je mensen leren nieuwe schermen. Behandel het dan ook zo en kijk rustig wat er verder op de markt is voordat je tekent. Leg de nieuwe versie naast je lijst uit punt 3: kan hij alles wat je nu dagelijks gebruikt?
2. Lees je contract (en ken je rechten)
Pak je huidige contract en de algemene voorwaarden erbij voordat je met iemand anders gaat praten. Let vooral op:
- looptijd en stilzwijgende verlenging
- opzegtermijn
- kosten bij voortijdige beëindiging
- in welke vorm je je gegevens meekrijgt
- hoe lang je na opzegging nog bij je oude gegevens kunt
Werk je met software in de cloud, dan heb je sinds 12 september 2025 extra rechten. Toen ging de Europese Data Act in. Volgens juristen valt online software daar ook onder (uitleg ICTRecht). Kort gezegd: je kondigt een overstap met maximaal twee maanden vooraf aan. Daarna moet de overstap binnen 30 dagen rond zijn, en je data kun je nog minstens 30 dagen opvragen. Overstapkosten mogen tot 12 januari 2027 alleen de werkelijke kosten zijn. Daarna mag een leverancier er niets meer voor rekenen.
Let op: overstapkosten zijn iets anders dan een vergoeding als je een contract met vaste looptijd eerder beëindigt. Die mag onder voorwaarden nog wel. Draait je software op een eigen server in de zaak, dan gelden deze regels mogelijk niet. Twijfel je, laat er dan een jurist naar kijken.
Vraag iedere leverancier – ook ons – hoe dit in het contract of de algemene voorwaarden geregeld is. Het liefst zwart op wit, voordat je tekent.
3. Wat gebruik je nu echt?
Maak een lijst van wat je dagelijks in je huidige pakket doet. Wat erin zit maar niemand aanraakt, laat je weg. Denk bijvoorbeeld aan:
- Werkplaats: planning, werkorders, tijdregistratie, APK-afmelding, onderhoudshistorie per auto
- Balie en verkoop: offertes, facturen, ondersteuning voor de pinautomaat, occasionvoorraad
- Koppelingen: RDW, onderdelenleveranciers en catalogi, boekhoudpakket, bank, bandenopslag, herinneringen per mail of sms
- Administratie: debiteuren, btw, exports voor je boekhouder
Zet er per regel bij of het moet, handig is of weg kan. Vraag bij elke koppeling wie hem onderhoudt en wat hij kost – daar zitten nogal eens verrassingen.
Neem de APK-herinnering die elke maand automatisch de deur uitgaat. Die noemt niemand als je om de tafel zit. Pas als hij na de overstap ontbreekt, merk je het: twee maanden later is de planning ineens een stuk leger. Laat je mensen daarom een paar dagen bijhouden welke schermen ze gebruiken. Dat levert een eerlijkere lijst op dan een vergadering.
4. Welke data gaat mee?
Niet alles hoeft mee naar het nieuwe pakket. Terugvinden moet je het wel kunnen, ook over een paar jaar.
| Gegevens | Meestal | Let op |
|---|---|---|
| Klanten en voertuigen | Mee | Schoon dubbele klanten en oude kentekens vooraf op |
| Onderhoudshistorie en werkorders | Mee, liefst volledig | Waardevol voor je klant en bij verkoop van de auto; vraag hoe ver terug het kan |
| Openstaande facturen | Afronden of overzetten | Kies één peildatum voor debiteuren en crediteuren |
| Artikelen en voorraad | Vaak opnieuw opbouwen | Tel je voorraad op de peildatum |
| Tarieven en prijsafspraken | Opnieuw invoeren of controleren | Loop ze na met de werkplaatschef |
| Oude facturen en boekingen | Archief | Valt onder de fiscale bewaarplicht |
Vergeet de bewaarplicht niet. Je administratie moet je zeven jaar bewaren, en bij een controle moet je die bestanden ook echt kunnen openen (Ondernemersplein). Een map met losse exports is dan niet altijd genoeg. Spreek dus vóór je opzegt af hoe je bij je oude gegevens blijft, bijvoorbeeld via een leesaccount of een volledige export. Vraag je boekhouder wat die daarvan nodig heeft.
En privacy: klantgegevens zijn persoonsgegevens. Met de nieuwe leverancier sluit je een verwerkersovereenkomst. Met de oude spreek je af wanneer je data daar verdwijnt, zodra je die niet meer nodig hebt.
5. Kies je moment
Timing is minstens zo belangrijk als de keuze zelf. Ga in elk geval niet live tijdens de bandenwissel in het voor- of najaar. Dan heeft niemand in de werkplaats ruimte in zijn hoofd voor nieuwe schermen. Start liever op de eerste van een maand, of nog beter aan het begin van een btw-kwartaal. Dan is de knip voor je boekhouder helder.
Januari lijkt ideaal: nieuw jaar, schone lei. Zo denken de meeste bedrijven erover. Ik zie elk jaar hetzelfde: de meeste nieuwe klanten tekenen in het vierde kwartaal, zodat ze op 1 januari kunnen beginnen. Wil jij dat ook, houd dan rekening met twee dingen. Je boekhouder zit in januari midden in de jaarafsluiting, dus stem het even af. En de beslissing valt al in het najaar. Doe het voorwerk dan ook in die periode (contract, lijst, vergelijken) en plan training en livegang na de bandenwissel.
Reken daarna terug vanaf je startdatum. Opzegtermijn, proefmigratie, inrichten en training bij elkaar opgeteld laten vanzelf zien wanneer je uiterlijk moet opzeggen. Een voorbeeld: wil je op 1 januari starten en heb je twee maanden opzegtermijn, dan moet je opzegging eind oktober binnen zijn. Vraag je nieuwe leverancier ook op tijd om een vaste datum voor de overzetting, want rond de jaarwisseling wil iedereen tegelijk.
6. Stel iedere leverancier dezelfde vragen
Praat met minstens twee leveranciers en stel ze allebei dezelfde vragen. Dan vergelijk je antwoorden in plaats van verkooppraatjes. Deze zou ik in elk geval stellen:
- Wat kost het me in totaal over drie jaar? Licentie, gebruikers, modules, koppelingen en training bij elkaar.
- Hoe gaat de migratie, wie doet wat en wat kost dat?
- Welke van mijn koppelingen zitten er standaard in, en welke kosten extra? (Hier heb je je lijst uit punt 3 voor nodig.)
- Hoe is de support geregeld? Hoe snel reageren jullie, en weten de mensen aan de telefoon hoe een werkplaats werkt?
- Wie is eigenaar van jullie bedrijf, en kies ik zelf met welke onderdelenleveranciers en databronnen ik werk?
- Mag ik een klant bellen met een bedrijf zoals het mijne?
- En als ik ooit weer weg wil: hoe gaat dat, en welke data krijg ik mee?
Let vooral op hoe open het antwoord op die laatste vraag is.
Laat je bij de demo niet alleen de mooie schermen zien. Neem een werkorder van gisteren mee en vraag of ze die nadoen, van afspraak tot factuur. En neem je werkplaatschef mee. Die ziet sneller dan jij of het op de vloer gaat werken.
7. Proefdraaien, trainen, live
De volgorde is eigenlijk altijd hetzelfde:
- Laat eerst een kopie van je data overzetten en neem steekproeven. Staat de historie van die vaste klant met drie auto’s er goed in? Kloppen de openstaande posten?
- Richt tarieven, btw en sjablonen in. Probeer elke koppeling uit met een echte handeling, zoals een bestelling of een export naar je boekhouder.
- Train pas vlak voor de livegang, kort en per rol. Wijs per rol iemand aan bij wie collega’s terechtkunnen.
- Ga live op een rustige dag en spreek af dat je leverancier die dag direct bereikbaar is.
- Kijk na twee weken en na de eerste maandafsluiting samen terug. Wat loopt er goed, wat moet anders?
Twee systemen een tijdje naast elkaar laten draaien voelt als de veilige keuze. Ik zou het niet doen. Je doet alles dubbel, en vroeg of laat staat iets in het verkeerde systeem. Na een goede proefmigratie is één harde knip echt rustiger.
Checklist: overstappen van garagesoftware
- Reden en wensen per rol op papier
- Huidig contract en algemene voorwaarden gecheckt: looptijd, opzegtermijn, kosten, data-export
- Lijst van gebruikte functies en koppelingen, met label moet / handig / kan weg
- Afspraak over toegang tot oude data; boekhouder betrokken
- Verwerkersovereenkomst met de nieuwe leverancier
- Startdatum gekozen buiten drukke periodes, op een administratieve grens
- Uiterste opzegdatum teruggerekend vanaf je startdatum
- Minimaal twee leveranciers vergeleken op dezelfde vragen
- Demo gedaan met een eigen werkorder
- Proefmigratie gecontroleerd met steekproeven
- Training per rol en sleutelgebruikers aangewezen
- Evaluatie ingepland
Over de auteur
Peter Kuijpers is commercieel directeur en mede-eigenaar van CSW Software. Hij werkt er sinds 2016. CSW maakt sinds 1986 software voor autobedrijven, motorbedrijven en truck- en trailerwerkplaatsen. Twijfel je over een overstap, of wil je deze checklist naast je eigen situatie leggen? Neem contact op met Peter via peter@csw.nl — ook als je uiteindelijk bij je huidige leverancier blijft.
Deze blog is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies.
Bronnen
- De Data Act en clouddiensten: de verplichte overstapregeling — ICTRecht, 25 september 2025
- Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht — Ondernemersplein (RVO)